2017.5.13.第二回団員総会議事録

2017.5.13.第二回団員総会議事録

2017.5.13.第二回団員総会

—総会の流れ—
1)開会
2)過去一年の振り返り
3)役員選出
4)規約改定
5)会計&監査の報告
6)定演準備の現状報告
7)事前に募った議案について
8)次の一年の活動計画
9)その他意見交換
10)閉会
—————-
団員28名中19名出席。
議長 末永
書記 澁川
2)過去一年の振り返り
順調に発展しており現時点での改善意見は特に無し。
3)役員選出
団長 大矢
副団長 佐藤(智)
会計 澁川
会計監査 小野
会場係 片山
楽譜係 鈴木(陽)・豊島・大矢
備品係 古志
イベント係 佐藤(智)・末永・佐々木

特に立候補無しのため現状のまま留任。
会場係については一人では負担が大きいため、増員を検討。
4)規約改定
・会計期間を5/1~4/30に変更
前会計より引き継いだタイミングと総会の時期を鑑みて変更。

・学生料金の追加
学生料金の設定があった方が学生が参加しやすいのではないかとの意見が複数の団員よりあったため設定。
大学生2000円、高校生1500円/月にて規約に追加。

・休団中の団費は0円を規約に追加
既に帰りの会で承認済。
休団中の練習参加は1回につき1000円。

・係りにイベント係を追加
今まで規約に記載がなかったため追記。

・その他規約修正
8-3(休団中の団費)を削除。
細則1、納入時期については「原則として月末までに翌月分までの団費を納入する」に修正。
同、休団中の練習参加費について追記。
5)会計&監査の報告
記録を突き合わせ、収支に差異が無いことを確認。
科目別集計の結果について支出用途には現状問題無し。
現時点で高額の支出については団員に都度相談しているが、いくらからは相談という線引きはどうするかとの確認があったが、都度相談するということになり、具体的な金額は決定せず。
6)定演準備の現状報告
・曲目について
現時点で決定している曲目の確認。
山崎先生にも相談し、あと数曲増やす予定。

・エキストラについて
現在団員が増加傾向にあるためまずは様子を見て、6月頃を目安にエキストラの調整、相談を行う。
エキストラが必要なパートはまずはその旨を相談し、その後に呼べる人を探し、依頼するか否かを決める。

・係について
2016年12月以降(係決めのタイミング以降)の入団者は当日の手伝いや人が足りない係の手伝いなど積極的に参加してほしい。
演奏会の係はあくまでその項目ごとのとりまとめを行い、全員がどう進んでいるか見えるようにしていきたい。

【経費について】
・チラシ係より補足
デザイン料についてランサーズ等で有料で依頼するか否か含め検討中。
告知方法含めて意見を聞きたい。
意見)
ロゴはチラシとは別に作るべき。誰にどう提案してもらうかしっかり決めた方が良い。美大等に募集を出すのも一つの手。
チラシはデザイナーを使うべき。25000円ほどの予算で集客が良くなるなら安い。
他団体の演奏会での挟み込みが非常に重要。その回数と数でチラシの印刷数を決めてはどうか。
区の施設や役所、学校等へのポスターやチラシの掲示をお願いすると良い。学校へはいきなり送り付けるのではなく事前に電話をするなど丁寧に対応した方が良い。郵送で受け付けてくれる場合もあるので要相談。
チケットの有無について現状は無しの予定だが、チケットがある方が事前に来場者数の目安がわかり心の準備ができるとの意見もあり。
デメリットとしてチケットが無いと入場できないと思われて集客機会を逃す可能性。
町内会の掲示版へポスター掲示してはどうか。
区に協賛、助賛、後援依頼をする。それがあることで学校などでの反応が変わる。
駅前でのチラシ配布は警察に届ける必要あり。
出た意見をチラシ係で持ち帰り引き続き検討。
Web広告も含め告知方法については要検討。

・現在計上されている経費について
練文の備品にドラムセットが無いためレンタルに3万円ほどかかってしまう。
山崎先生への謝礼については相談中。
エキストラへの謝礼について安すぎるとの意見有。通常5000円(交通費込)と昼食、打ち上げ一次会負担程度が最低ライン。
当日の衣装についてはまだ未定。
昼食をお弁当にする場合、ゴミは回収してくれる業者が良いとの意見有。
7)事前に募った議案について
グループウェア利用について提案。
情報共有ツールの導入については賛成多数につき引き続き検討。
ツールの選定を行い、部分的な機能から運用開始してみる。
管理者は立ち上げは澁川が行い、その後団長に移行するか複数人で管理するか検討。
8)次の一年の活動計画
7/8の慰問演奏と10/22の定演以外に練馬東中との企画を検討中。
また、他にも学校関係など近隣で交流できることがあればと検討中。
練馬区で活動しているため練馬区のイベントに出たい。
今年のねりままつりが定演の1週間前のためどうするか、参加受付時期の調査も含めて要検討。
9)その他意見交換
・練習場所について
現在の練習場所が使えない時に別の場所で練習ができるところを探した方が良いのではないか。
また、土曜の午後が難しい場合は他の曜日や時間で検討できないか。
練馬区内の公民館の登録を進めており、利用条件等はこれからまとめて共有する予定。

・基礎練の内容の見直しや改善
バンドのバランストレーニングを増やしても良いのでは。
山崎先生が来れない時の練習内容について。
初見大会の他にパート練やセクション練の機会を作ってもよいのではないか。

・パートごとの連絡係
パートリーダーまでは行かなくともパートごとに連絡係が必要ではないか。

・オケ専有料登録について
営利団体ではないので有料にならない方向で話を進めてほしい。

・遠い話として楽団車が欲しい
練習場所の縛り(パーカスのある会場でしか練習できない)がなくなる。
団長が備品を運んでいるのを分担できる。